Etika Dasar Mengirim Email Akademik: Sopan, Jelas, dan Profesional

Di era digital, komunikasi akademik tidak lagi dilakukan hanya melalui tatap muka. Mahasiswa kini lebih sering menggunakan email untuk menghubungi dosen, mengirim tugas, meminta bimbingan, hingga mengurus administrasi kampus. Namun, kemudahan teknologi sering membuat kita lupa satu hal penting: etika.
Email bukan sekadar pesan biasa. Ia adalah representasi profesionalitas diri. Cara kita menulis email mencerminkan karakter, kedewasaan, dan keseriusan sebagai mahasiswa.
Sayangnya, masih banyak email yang ditulis terlalu santai, tanpa identitas jelas, bahkan seperti pesan singkat di media sosial. Padahal, konteks akademik menuntut bahasa yang lebih formal dan terstruktur.

Mengapa Etika Email Itu Penting?

Ada beberapa alasan mendasar:
Pertama, dosen menerima puluhan bahkan ratusan email setiap hari. Email yang rapi dan jelas akan lebih mudah dipahami serta cepat direspons.
Kedua, email adalah arsip resmi. Komunikasi akademik sering dijadikan dokumentasi, sehingga harus menggunakan bahasa yang sopan dan profesional.
Ketiga, etika email menunjukkan sikap hormat. Bagaimanapun, hubungan mahasiswa–dosen adalah hubungan akademik yang menjunjung tata krama.
Sederhananya, email yang baik mempercepat urusan, email yang buruk justru menghambatnya.

Prinsip Dasar Etika Mengirim Email

1. Gunakan alamat email resmi

Gunakan email institusi kampus atau nama yang profesional. Hindari alamat yang terkesan tidak serius seperti:

1. namakeren123@
2. princesscute@
3. alaygaming@

Nama email sebaiknya mencerminkan identitas asli.

2. Tulis Subjek Jelas dan Spesifik

Subjek membantu penerima memahami isi pesan sebelum membukanya.

Bandingkan:

❌ “Permisi”

✅ “Permohonan Jadwal Bimbingan Proposal”
✅ “Pengumpulan Revisi Bab 2 – Nama Mahasiswa”

❌ “Tanya”

Subjek yang jelas menunjukkan kesopanan sekaligus efisiensi.

3. Awali Salam Pembuka

Gunakan salam formal, misalnya:

• Salam takzim,

• Selamat pagi/siang/sore,

Hindari sapaan santai seperti “Hai”, “Halo kak”, atau langsung ke inti pesan tanpa pembuka.

4. Perkenalkan Diri Lengkap

Jangan berasumsi dosen mengingat semua mahasiswa. Sertakan identitas:

1. Nama
2. Program studi–angkatan
3. Instansi
4. Keperluan singkat

Identitas memudahkan dosen mengenali konteks Anda.

5. Sampaikan Maksud dengan Jelas dan Ringkas

Langsung pada inti permasalahan. Hindari kalimat bertele-tele.
Gunakan paragraf pendek dan bahasa baku. Fokus pada:

• tujuan email
• informasi penting
• permintaan atau tindakan yang diharapkan

6. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan

Hindari:

• singkatan (gk, sy, bgt)

• emoji

• bahasa gaul

• huruf kapital berlebihan

Gunakan kalimat efektif, tanda baca benar, dan ejaan sesuai kaidah.

7. Tutup dengan Ucapan Terima Kasih

Penutup sederhana menunjukkan penghargaan, misalnya:

“Terima kasih atas perhatian dan kesediaannya.”

Tambahkan nama di akhir sebagai tanda tangan.

8. PeriksaKembali

Biasakan membaca ulang:

• typo

• lampiran sudah terunggah

• alamat penerima benar

• subjek sesuai

Kesalahan kecil bisa berdampak besar.

Contoh Format Email Akademik yang Baik (Pengiriman Berkas Tugas Akhir)

Subjek: Pengiriman Berkas Revisi Tugas Akhir – [Nama]

Salam takzim,

Perkenalkan saya
Nama:
Program Studi–Angkatan:
Instansi:

Judul Tugas Akhir:

Izin mengirimkan berkas tugas akhir yang telah direvisi sesuai arahan sebelumnya. File terlampir berupa:

1. Naskah revisi

2. Lembar revisi

3. Dokumen pendukung (jika ada)

Mohon kesediaan untuk meninjau berkas tersebut. Apabila masih terdapat bagian yang perlu diperbaiki, saya siap melakukan revisi lanjutan.

Terima kasih atas perhatian dan waktunya.

Hormat saya,
[Nama]
[Nomor HP/Email]